来訪希望申請書記入について

　「ハワイ観測所来訪希望申請書」を記入する際には以下の点について注意して記入してください。

１．新規申請の場合／変更申請の場合

新規申請の場合は、タイトルの「ハワイ観測所来訪希望申請書」の右側にある「新規」にチェックをしてください。新規の場合は、必要な全ての項目に記入してください。 変更申請の場合は、既に返信されている当初申請書の受付番号を、右上の受付番号欄に記入し、タイトル右側にある「変更」にチェックをしてください。また変更をした項目の左側にあるチェック欄にチェックを入れ、どこが変更されたのかをわかるようにしてください。

２．来所目的

該当する来所目的にチェックをしてください。
「一般」の方は、来所目的(観測装置○○の調整等)を必ず記入してください。自分の行う業務を担当している観測所員名を「担当者」欄に記入してください。
「共同利用」で来られる方は、該当する共同利用にチェックをしてください。プロポーザルIDとPI氏名を記入してください。

※複数の用務で来る場合には、複数の箇所にチェックし、それぞれの必要事項を記入してください。

例１）すばるの共同利用と観測装置調整
→「一般」「共同利用 (SUBARU)」の両方にチェックをし、一般の欄には観測所受入担当者・目的を、共同利用の欄にはプロポーザルIDとPI氏名を記入してください。

例２）すばるの共同利用に参加するが、一度の出張で二つのプロポーザルに参加する場合
→「共同利用(SUBARU)」にチェックをし、参加する二つのプロポーザルについて、それぞれプロポーザルIDとPI氏名を記入してください。

３．氏名・所属機関・職名・連絡先・e-mailアドレス

欄内に必要な事項を記入してください。
※この様式は何度かファックスでやりとりしますので、欄内にできるだけ大きな字で記入してください。

４．ホテル宿泊予約

ホテル宿泊手配を希望する場合には希望のホテルにチェックをしてください。チェックイン・チェックアウトの日付を記入してください。 ホテル予約を希望した場合には予約確認番号を「conf.#」の部分に記入して返信します。

５．ハレポハク宿泊予定

観測等のためハレポハクに宿泊する場合に記入してください。
注：UH88の観測で来訪される方は、ハレポハクの宿泊予約は管轄機関 (IfA) を通じて申し込むことになります。詳しくは手続きのページで確認してください。
上記他機関を通してハレポハクの宿泊予約を申し込む場合でも、日程確認のためにチェックイン・チェックアウトの日付を記入してください。
すばるの共同利用とUH88の観測の両方を行うためにハレポハクに続けて宿泊する場合は、一行目にハワイ観測所を通じて宿泊の申し込みをする期間を、二行目には他機関を通じて申し込みをする期間を記入し、二行目の左側余白部分に括弧書きで「UH88を通じて申込み」と記入してください。この際、同じ部屋を滞在中引き続き使うことができます。

６．すばるシャトル便利用希望

来訪者は山麓施設とハレポハクの往復にシャトル便を利用することができます。出発時間は山麓発13:30、ハレポハク発14:30です。該当するものにチェックをしてください。

７．安全管理

安全管理上、該当するものがありましたらチェックをして必要事項を記入してください。 この記入を受けて、必要に応じてハワイ観測所安全管理担当者が申請者に連絡をとります。

８．レンタカー予約希望

レンタカー予約を希望する方は必要事項を記入してください。 車、保険に関する情報はAlamoのホームページで確認してください。

９．希望滞在期間

ヒロ(ハワイ観測所)に滞在する期間を記入してください。

１０．旅費の出所

旅費の出所にチェックをしてください。 科研費をチェックした場合には、研究代表者の名前を括弧内に記入してください。 また、国立天文台所属職員の科研費で行く場合も「科研費」をチェックしてください。

１１．日本の緊急連絡先

日本での緊急連絡先の氏名・続柄・電話番号を記入してください。

１２．旅行保険加入

該当するものにチェックをしてください。加入している、あるいは加入する予定で会社名がすでにわかっていたら会社名をご記入ください。不明の場合はハワイ観測所到着時に記入していただきます。